SuiteCRM - Manual do Usuário

Índice

Introdução
Primeiro Login
Conta de Usuário
Interface do Sistema
Módulos Principais

SuiteCRM - Manual do Usuário

Baseado no original disponível em SuiteCRM - User Guide.
Traduzido e adaptado e por Aron Carlos da Cunha.
Abril de 2021.

Introdução

SuiteCRM é uma derivação do popular SugarCRM, desenvolvido e mantido pela SalesAgility. É um aplicativo gratuito e de código aberto. Foi lançado em 21 de outubro de 2013 como versão 7.0. A versão de produção mais recente no momento da publicação deste manual do Usuário é a 7.11.18.

O SuiteCRM foi baixado mais de 500.000 vezes desde o lançamento original. Foi adotado pelo programa Código de Saúde do NHS (National Health Service) da Inglaterra, que busca promover o código aberto no NHS na Inglaterra.

O projeto SuiteCRM afirmou que todas as linhas de código lançadas pelo projeto serão de código aberto. O projeto SuiteCRM pretende ser uma alternativa de código aberto de classe empresarial para produtos proprietários.

SalesAgility é uma consultoria de código aberto com certificação ISO focada em Customer Relationship Management (CRM). Um dos primeiros a adotar o SugarCRM Community Edition, SalesAgility são os criadores e mantenedores por trás da derivação do SugarCRM – SuiteCRM.

Convenções

Login

Figura 1 - Formulário de Login

O SuiteCRM permite que os usuários façam login usando o nome de usuário e senha que são fornecidos pelo administrador do sistema.

Na figura 1 podemos ver o fornulário de login, que tem três campos, idioma, nome do usuário e senha.

Este formulário permite duas ações, o login clicando no botão entrar e solicitar a redefinição de sua senha clicando no link esqueci minha senha.

Depois de escolher seu idioma e inserir suas credenciais de usuário, você poderá clicar em ENTRAR para acessar o SuiteCRM.

Esqueci Minha Senha

Figura 2 - Solicitar redefinição de senha

Se você esquecer sua senha poderá clicar no link Esqueci Minha Senha para estender o formulário de login (vide figura 2) e solicitar o envio de um e-mail com um link para redefinição da sua senha.

Serão mostrados os campos de Nome do Usuário e E-mail .

Você deverá preencher os campos copm seu nome de usuário e e-mail cadastrados no SuiteCRM e clicar no botão submeter para enviar um e-mail com um link de redefinição da sua senha.

Redefinir Senha

Figura 3 - Formulário de redefição de senha

Primeiro Login

Figura 4 - Página de boas vindas

O Assistente de Usuário o orienta pelas opções de configuração disponíveis para você após o seu primeiro login.

Isso permite que você selecione vários formatos de dados que serão exibidos no SuiteCRM e são personalizados para você.

A primeira etapa que você verá é uma página de boas-vindas (figura 4), exibida assim que você entra no sistema.

Clique em Próximo nesta página para ir para o preenchimento de seus dados e configurações de localização.

Suas Configurações

Figura 5 - Seus dados

Na tela "Seus Dados", você pode fornecer suas informações pessoais, como nome completo, endereço de e-mail e detalhes de contato. Os campos marcados com um asterisco vermelho são obrigatórios e, como tal, precisam ser preenchidos com dados válidos antes de prosseguir. Ao fornecer essas informações você permitirá que outros usuários possam vê-las.

Depois de preencher todas as informações desta página, clique em Próximo para avançar para a próxima etapa do assistente.

Na tela "Seu Local" selecione a moeda que deseja exibir para todos os campos de moeda no SuiteCRM. As opções de moeda são preenchidas a partir das opções adicionadas pelo Administrador do Sistema.

Selecione o formato de data que deseja exibir em todos os campos de data do SuiteCRM. Existem muitas opções de formato de data diferentes para selecionar, todas específicas para o seu usuário.

Selecione o fuso horário que deseja usar no SuiteCRM. Isso permite que você adapte o uso do SuiteCRM especificamente para onde você está localizado. Se você estiver viajando entre vários países, poderá alterar o fuso horário a qualquer momento nas Preferências do Usuário.

Selecione o formato de nome que deseja exibir para todos os campos de nome no SuiteCRM. Isso se aplica aos vários módulos pessoais dentro do SuiteCRM.

A etapa final do Assistente de Usuário fornece vários links úteis para aprender mais e obter mais suporte do site da SuiteCRM.

Clicando em concluir o Assistente de Usuário será encerrado a sua página inicial será apresentada.

É possível retornar às etapas anteriores clicando no botão anterior, caso seja necessário corrigir alguma informação ou configuração fornecida anteriormente.

Estas opções podem ser também alteradas a qualquer momento acessando sua conta usuários e perfil conforme mostrado na seção a seguir.

Conta de Usuário

Existem muitas opções de configuração disponíveis para os usuários, você pode visualizar e modificar suas preferências clicando no menu [seu nome] no canto superior direito dá página.

Aba Informação do Usuário

Depois de clicar no menu perfil você será direcionado para a aba "Informação do usuário", que oferece uma visão geral de seus dados, como nome de usuário, nome, sobrenome, título, etc.

Aba Senha

Figura 6 - Janela de Aviso

Ao clicar na aba "Senha", você será redirecionado ao formulário para modificação de sua senha.

Para modificar sua senha é necessário informar a senha atual, uma nova e repeti-la no campo abaixo.

A nova senha deverá atender aos critérios definidos pelo Administrador do Sistema. Caso algum critério não seja atendido você será informado ou por um texto destacado na página ou por uma janela de aviso, conforme a figura 6.

Aba Avançada

A aba "Avançada" permite acesso a outras configurações tais como notificaçõs, formatos de data e hora, opções de calendário (agenda), etc. O que lhe possibilita alterar quaisquer das suas preferências de usuário, caso deseje corrigir algum dado ou simplesmente alterá-los.

Opções de Layout

Figura 7 - Estilos de layout

Esta aba permite selecionar uma de quatro opções de estilo de layout, conforme a figura 7.

O estilo aurora vem pré-configurado por padrão. Você pode escolher um cujas cores mais lhe agradem. Para isso selecione o estilo deseja e clique em perfil.

Um bug do sistema bastante chato acontece aqui, no momento de salvar suas alterações: mesmo que você não queira alterar sua senha, será solicitado a inserção de uma nova senha, é necessário digitar sua senha antiga duas vezes na aba "Senha" para poder salvar quaisquer alterações feitas.

Nas quatro figuras seguintes são mostrados exemplos de cada um dos estilos.

Figura 8 - Estilo Aurora
Figura 9 - Estilo Dia
Figura 10 - Estilo Crepúsculo
Figura 11 - Estilo Noite

Restaurar Preferências

Você pode redefinir suas preferências de usuário para o padrão do sistema clicando no botão retornar para as preferências padrão.

Ao clicar no botão, você deverá confirmar se deseja ou não redefinir suas preferências de usuário, com a mensagem:
"Tem certeza de que deseja redefinir todas as suas preferências?".

Clique em ok para confirmar, caso contrário clique em cancelar. Se você confirmar a restauração de suas preferências será desconectado e precisará fazer o login novamente.

Restaurar Página Inicial

Você pode restaurar sua página inicial para o padrão do sistema clicando no botão Restaurar para Página principal.

Isso redefinirá os painéis, as preferências e layouts para o padrão do sistema.

Ao clicar no botão, você se certificará de que deseja redefinir sua página inicial, com a seguinte mensagem:
"Tem certeza de que deseja restaurar sua página principal?".

Clique em ok para confirmar, caso contrário clique em cancelar.

Interface do Sistema

Esta seção tem o objetivo de tornar a interface do SuiteCRm familiar a você e de lhe mostrar o comportamento padronizado desta interface em todo o sistema.

A capacidade de visualizar e navegar facilmente por áreas do CRM é fundamental para aumentar a sua produtividade. O SuiteCRM tem uma interface de usuário com vários elementos que abordaremos nesta seção.

Elementos de Navegação

Menu Superior

Figura 12 - Menu Superior

O menu superior é o menu principal que você usará para navegar entre os módulos e para criar e gerenciar registros.

    O menu superior possui seis elementos, que são:
  1. Home (ícone de uma casa): vai para sua página inicial;
  2. Ítens de Menu: menus de uso frequente, os demais podem ser acessados através do menu todos;
  3. Botão criar: permite a criação rápida de registros em vários módulos do SuiteCRM;
  4. Pesquisa (ícone de uma lupa): permite pesquisar no CRM por registros e dados;
  5. Notificações (ícone de um sino): mostra o número de notificações não lidas;
  6. Ícone de Perfil e Seu None: dá acesso a um menu suspenso com seu perfil, um link para sair e outros.

Botão Criar

Figura 13 - Botão Criar

Você pode clicar no botão criar no menu superior para acessar as opções de “Criação Rápida”.

Será aberto um menu suspenso com uma lista de módulos comumente usados (figura 13).

Este menu lhe permite criar novos registros dentro desses módulos a partir de qualquer local do sistema.

Barra Lateral

Figura 14 - Barra Lateral

A barra lateral (figura 14) pode ser mostrada e escondida clicando-se no botão destacado na figura. Permite algumas configurações de forma a atender melhor suas necessidades de trabalho.

Além das modificações devidas às configurações feitas por você, a barra lateral mostra ações que dependem do módulo do sistema no qual você estiver.

Por exemplo, se você estiver visualizando o módulo Contas, as ações exibidas são: "Criar Conta", "Exibir Contas" e "Importar Contas". Com isso é possível ter acesso com um clique às ações do módulo.

Vistos Recentemente
Esta seção exibe os dez últimos registros que você visualizou. Isso permite que os registros visualizados anteriormente possam ser acessados de forma rápida e fácil por meio da barra lateral. Também existe a opção de clicar no ícone de lápis, que o levará diretamente para a edição do registro.

Página Inicial

A página inicial é a primeira página exibida após a autenticação. Possui vários elementos que podem ser usados e configurados, como dashlets, dashboards e a barra lateral.

Dashlets

Figura 15 - Um Dashlet

Dashlets são seções ou mini-painéis configuráveis pelo usuário e exibidos na sua página inicial (figura 15).

Os dashletrs fornecem uma visão rápida de seus registros e atividades.

Figura 16 - Adicionar Dashlets

Dashlets são úteis para melhorar sua produtividade, pois reduzem o número de cliques necessários para visualizar e modificar dados.

O layout dos Dashlets em sua página inicial pode ser modificado arrastando e soltando-os. Para isso pressione a tecla do mouse e mantenha-a pressionada enquanto arrasta o dashlet até sua nova posição.

Você pode adicionar dashlets clicando no botão ações e, em seguida, no menu adicionar dashlets (figura 16).

Figura 17 - Selecionar Dashlets

Esta ação abrirá uma janela que permite selecionar dashletes a partir de vários prontos para uso (figura 17).

Para adicionar um dos dashlets, basta clicar no link do painel. Isso adicionará o painel à sua página inicial.

Você pode modificar dashlets clicando no ícone de lápis no painel desejado, o que exibirá um menu com as opções configuráveis para este dashlet. Depois de fazer as alterações necessárias você pode clicar em “Salve” para aplicar as mudanças, ou “Cancelar” se você deseja reverter as alterações. Alguns dashlets exigem que a página inicial seja recarregada, você será notificado para dashlets que exigem isso.

Painéis (Dashboards)

Figura 18 - Adicionar Dashboard

Dashboards são painéis gerenciais (abas ou guias) configuráveis que podem ser arrastados e soltos na sua página inicial, podendo também ser adicionados e removidos.

Para adicionar Dashboards clique no botão ações e em seguida no menu Adicionar Guia na página inicial (cf. 2ª opção do menu da figura 16), o que abrirá um janela (figura 18) que permite especificar um nome para a nova aba (guia) e também quantas colunas serão utilizadas, podendo ser uma, duas ou três colunas.

Depois de especificar os detalhes da guia do novo clique em adicionar guia para confirmar ou em Cancelar para não adicionar o painel.

Figura 19 - Excluir Dashboard

Após adicionar o novo painel aparecerá uma nova aba com o nome especificado na janela anterior será adicionada e exibida na guias na su página inicial. Você pode então adicionar Dashlets ao seu novo Dashboard (painel).

Se desejar excluir uma aba, você pode clicar em ações e em seguida no menu editar guias, após, na janela que será mostrada, clique no botão com um ícone de "sinal de subtração": , conforme pode ser visto na figura 19.

Suíte Dashboard é a guia padrão do painel que não pode ser removida. No entanto, você pode configurar os dashlets exibidos nessa guia do painel.

Exibições

Dentro do SuiteCRM você verá várias exibições (tipos de visualização de dados). Essas visualizações são estruturadas para apresentar informações importantes para o processo de gerenciamento de registros.

    Existem três visualizações principais, que são as seguintes:
  1. Exibição em Lista
  2. Exibição de Detalhes
  3. Exibição de Edição

Cada uma destas visualizações são utilizadas para atividades específicas e são descritas nas seções seguintes.

Exibição em Lista

Figura 20 - Exibição em Lista


Esta é a visualização apresentada quando você entra em cada módulo, o qual mostra a lista de registros.

Exibição Detalhada

Figura 21 - Exibição detalhada


Ao clicar em um registro você será redirecionado para a "Exibição de Detalhes" deste registro.

Na exibição detalhada há muitas ações que você pode usar para visualizar e gerenciar os dados, as quais são específicas para a o módulo que você está visualizando.

Exibição de Edição

Figura 22 - Exibição de Edição


A "Exibição de Edição" permite que você modifique as informações do registro, podendo atualizar, adicionar ou remover dados.

Você pode clicar em salvar para aplicar as alterações ou clicar em cancelar para descartá-las.

Clicar em qualquer uma das opções o redirecionará para a exibição detalhada do registro.

Você pode clicar no botão visualizar log de modificações para ver o histórico de alterações nos campos auditados.

Pesquisa

Pesquisar é um aspecto vital dentro do SuiteCRM, pois permite que você defina rapidamente o que deseja ver. Nas subseções a seguir, cobriremos as várias opções de pesquisa disponíveis para você.

Pesquisa Global

Figura 23 - Barra de Pesquisa

Você pode pesquisar todos os registros no SuiteCRM usando a funcionalidade de pesquisa global, para isso utilize a barra de pesquisa no menu superior (figura 23).

Depois de inserir o termo de pesquisa, você pode pressionar a tecla Enter ou clicar no ícone de pesquisa (lupa). Isso retornará os registros que correspondem aos critérios de pesquisa e os categorizará pelos módulos disponíveis.

Pesquisa de Texto Completo

Figura 24 - Exemplo de resultado da pesquisa de texto completo (extraída do manual original).

O SuiteCRM tem uma opção de pesquisa global de texto completo, de maneira muito semelhante à pesquisa global padrão, porém fornece a funcionalidade aprimorada de pesquisa de texto em documentos e outros arquivos, em comparação com a pesquisa em nível de registro fornecida pela pesquisa global padrão.

Na figura 24 podemos ver que a pesquisa retorna resultados ligeiramente diferentes da pesquisa global. Os resultados são retornados pontuados em ordem de importância. A pontuação depende de quão bem atendem aos critérios de pesquisa, indo de de 0 a 100%.

Os administradores do sistema podem ativar ou desativar a pesquisa de texto completo em Configurações no painel de administração.

Pesquisa nos Módulos

Figura 25 - Ícone de Filtro

Em todos os módulos do SuiteCRM, na exibição em lista, há um ícone de filtro que permite fazer pesquisa de registros (filtrar), conforme destacado na figura 25.

Quando você clicar neste ícone será aberta a janela de filtro, que tem dois tipos, Filtro Rápido e Filtro avançado.

O uso e funcionamento destes dois filtros serão apresentados nas seções a seguir.

Filtro Rápido

Figura 26 - Filtro Rápido

O Filtro Rápido permite que você pesquise registros pelo campo Nome.

Você pode marcar a caixa de seleção Meus Itens, o que executrá a pesquisa apenas nos registros atribuídos ou criados por você.

De maneira semelhante, se a caixa de seleção Meus Favoritos, for marcada a pesquisa retornará apenas os dados encontrados nos registros assinalados por você como "favoritos".

A pesquisa será salva automaticamente após pesquisar um registro. Isso significa que você pode navegar para outros registros e outros módulos dentro do CRM, mas a pesquisa não será apagada.

Figura 27 - Ícone Limpar Filtro

Se desejar limpar sua pesquisa, você pode clicar no ícone com um "X", conforme mostrado na figura 27.

Isso fará com que as pesquisas salvas sejam excluídas e retornará o conjunto de resultados padrão para o módulo.

Filtro Avançado

Figura 28 - Filtro Avançado

A janela de Filtro Avançado oferece uma funcionalidade de pesquisa mais detalhada, podendo ter muitos campos e critérios específicos para refinar sua pesquisa, os quais são mostrados na figura 28.

Por esse motivo você pode salvar seus critérios de filtros avançados para preenchê-los facilmente no futuro.

Para carregar um filtro salvo, você pode selecionar o filtro no menu suspenso Meus Filtros, na parte inferior da janela de filtro avançado (não mostrado na figura 27).

Todos os campos de cada módulo (colunas da exibição em lista) serão mostrados na janela de filtro avançado como campos de pesquisa, podendo ser preenchidos ou não com as informações que você deseja pesquisar.

Gerenciar Registros

Nesta seção você verá as formas possíveis para gerenciar seus registros tais como criar, editar, excluir registros e outras operações.

Dentro de cada módulo do SuiteCRM, a criação de registros pode ser feita de várias formas, conforme mostrado a seguir.

Criar Registros

O botão criar... ao ser clicado o redirecionará para a tela de criação, que é idêntica à Exibição de Edição descrita anteriormente.

Nesta tela deverão ser preenchidos os dados obrigatórios, que são identificados por um asterisco vermelho: *, caso contrário não será permitido salvar o registro.

Os demais campos podem ser preenchidos ou não, de acordo com sua necessidade de classificar e recuperar informações mais tarde.

Depois de salvar o registro você será redirecionado para a exibição do registro criado (Exibição de Detalhes).

Editar Registros

Figura 29 - Editar na Listagem

Há três formas ou caminhos para editar registros dentro do SuitCRM que são diferentes.

    Em cada parte do sistema mostrada abaixo, estão as instruções para editar um registro.
  1. Barra Lateral - Vistos Recentemente: clique no ícone de lápis ao lado do item a ser editado;
  2. Exibição em Lista: clique no ícone de lápis ao lado do registro que você quer editar ou onde houver um link (figura 29);
  3. Exibição de Detalhes: clique no botão ações, opção de menu editar.

Após as alterações, clique no botão salvar para salvar as alterações. Se você navegar sem salvar suas alterações verá uma mensagem informando que você possui alterações não salvas. Clique em cancelar para continuar n0a edição ou ok para descartar as alterações.

Excluir Registros

Figura 30 - Seleção de registros

Há duas formas diferentes para excluir registros dentro do SuiteCRM.

  1. Exibição em Lista: selecione os registros desejados marcando-os na caixa à esquerda do mesmo.
    Você pode selecionar os registros individualmente, clicar na caixa de seleção ao lado da seta para baixo em Selecionados ou a partir do menu "Selecionados" usar Selecionar esta Página para selecionar todos os registros da página atual ou Selecionar tudo para selecionar todos os registros (figura 30). Após clique em ação em massa e excluir;
  2. Exibição de Detalhes: clique no botão ações, opção de menu editar.

Quando você clicar no botão ou menu de exclusão será mostrada uma janela pedindo que confirme esta ação.
Para confirmar clique em ok ou cancelar para não efetuar a exclusão do registro.

Caso confirme, o registro será excluído e você será redirecionado para a exibição em lista.

Ações em Massa

Figura 31 - Ações em Massa

É possível realizar ações em massa através da listagem de registros.

Para isso é necessário selecionar os registros em seguida clicar em ação em massa (figura 31).

Após isso será exibido um menu suspenso (conforme a figura 30) que permite a seleção da ação a ser aplicada.

Estas ações serão detalhadas a seguir.

Atualização em Massa

Aṕos clicar nesta opção serão mostrados campos que podem ter seu valores atualizados em todos os registro selecionados.

Altere os dados necessários e clique em atualizar para salvá-los ou cancelar para descartá-los e voltar à lista de registros.

Mesclar

Registros podem ser mesclados a partir da listagem ou através da exibição detalhada, se você pesquisar por registros duplicados.

Para mesclar registros a partir da listagem selecione-os e clique na opção mesclar no menu suspenso (figura 30).
Após isso será exibida a tela de mesclagem com os registros selecionados anteriormente, sendo que o SuiteCRM atribui o primeiro como registro principal (figura 32).

Figura 32 - Mesclar registros


Para selecionar outro registro que será considerado principal clique num dos botões  <<  do registro desejado que tenha a legenda "Definir como principal".

Os mesmos botões podem definir o dado que tem como legenda ao seu lado para o dado final do registro mesclado resultante.

Após concluir as alterações necessárias você pode clicar em salvar a fusão ou cancelar.

Clicar em "Cancelar" descartará as alterações feitas e o SuiteCRM o redirecinará de volta à listagem de registros.

Clicar em “Salvar a Fusão” mostrará uma uma mensagem de confirmação: clique em ok para finalizar salvando as alterações ou em cancelar para ainda descartadas as alterações e voltar à listagem de registros.

Clicando em "OK" a mesclagem será realizada e você será redirecionado à exibição detalhada do registro mesclado.

Exportar

O SuiteCRM pode exportar registros para arquivos CSV, o qual é fornecido para download ao término da exportação. Basta salvar e abrir este arquivo em programas como Libre Office Calc ou o Microsoft Office Excel.

Um arquivo CSV, embora seja um arquivo de texto puro, é semelhante a uma planilha, contendo linhas e colunas definidas por delimitadores e separadores.

Excluir

A ação de excluir do menu "Ação em Massa" e mesma detalhada anteriormente em Excluir Registros, item 1.

Notificações

Figura 33 - Ativar notificações

Você pode ativar as notificações na área de trabalho acessando a aba “Avançado” no seu perfil, para isso clique no menu com seu nome de usuários e em seguida perfil, aba avançada e por último clicar no botão ativar notificações na área de trabalho (figurea 33).

Isso ativará as notificações apenas para o computador e navegador no qual a notificação é ativada.

Figura 34 - Quantidade de notificações

A quantidade de notificações não lidas será mostrada no menu superior junto ao ícone de sino, conforme pode ser visto na figura 34.

Para exibir suas notificações basta clicar clique no ícone de sino. Ao clicar em uma notificação você será redirecionado para o registro ao qual a notificação está relacionada ou você pode clicar no pequeno ícone “X” para desativá-la.

Módulos Principais

Contas

Figura 35 - Acessar módulo Contas

O módulo Contas é o coração do sistema, a partir dele você pode criar uma associação com a maioria dos registros no SuiteCRM, tais como Contatos, Leads Convertidos, Oportunidades e quaisquer atividades como E-mails, Reuniões e Casos (cases).

As contas no SuiteCRM normalmente manterão todas as informações específicas de uma empresa com a qual sua organização terá um relacionamento. Em termos do mundo real, uma Conta pode ser uma entidade comercial qualificada como Prospecto de Vendas, Cliente, Fornecedor ou Revendedor e pode ser usada para rastrear todas as interações que ocorrem entre essas entidades e sua organização.

Você pode acessar as Contas no menu superior todos ou a partir de qualquer item do menu superior qaue tenha a opção contas, conforme destacado na figura 35.

Açoes em Contas

Figura 36 - Ações em Contas

Após abrir o módulo contas você pode acessar as ações de contas no menu superior contas (figura 36) ou por meio da barra lateral, ou ainda selecionar registros na exibição em lista e clicar em acão em massa.

Contatos

No SuiteCRM, um contato é um indivíduo normalmente associado a uma conta (organização) ou oportunidade (cliente potencial qualificado).

    Exemplos:
  1. Para o 2º Setor:
    Se a "Empresa X" for uma conta, "Fulano de Tal", sendo um funcionário desta empresa, é um contato;
  2. Para o 3º Setor:
    Se a "Doadores PF Recorrentes" for uma conta, "Beltrano", sendo um doador mensal, será um contato.

Este módulo contém todas as informações relacionadas a esses indivíduos e também fornece links para qualquer histórico relacionado a um registro de contato, por exemplo, se eles estiveram envolvidos em uma reunião, originaram um caso (case) ou enviaram um e-mail.

Açoes em Contatos

As ações no SuiteCRM seguem um padrão de comportamento e interação com o usuário, sendo assim as açoes deste módulo são idênticas e têm o mesmo comportamento das açoes em Contas.

Oportunidades

Leads

Agenda

Ligações

Reuniões

E-mails

Tarefas

Anotações ou Anexos

Documentos

Targets

Campanhas

Cases

Projetos